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Prozess zur Aussetzung und zum Entzug eines Zertifikats

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Certification by DNV GL

Aussetzung: Zeitweise Außerkraftsetzung eines Zertifikats
Entzug: Dauerhafte Außerkraftsetzung eines Zertifikats

Initiierung der Aussetzung oder des Entzuges 

DNV GL - Business Assurance ist berechtigt, das Zertifikat gemäß den Regeln der zuständigen Akkreditierungsstelle zeitweilig (max. 3 Monate) außer Kraft zu setzen, z. B. wenn 

1. Das zertifizierte Managementsystem in schwerwiegenden Fällen oder anhaltend die Zertifizierungsanforderungen nicht erfüllt, z. B.:

  • keine angemessenen Korrekturmaßnahmen zu festgestellten Abweichungen umgesetzt werden,
  • das Managementsystem nicht die aktuelle Organisation und Prozesse abbildet, z. B. in Folge organisatorischer Veränderungen, Akquisitionen, etc.,
  • wesentliche Teile des Managementsystems nicht eingeführt sind.

2. Der Kunde sich nicht an die vorgegebenen Fristen für die Durchführung erforderlicher Audits hält.

3. Vertragsbedingungen verletzt werden, z. B.:

  • der Kunde nach entsprechender schriftlicher Mitteilung und angemessener Fristsetzung von DNV GL die fälligen Honorare nicht zahlt,
  • der Auftraggeber das Zertifikat oder das Zertifizierungslogo missbräuchlich oder irreführend verwendet.

4. Der Kunde freiwillig die zweitweise Aussetzung wünscht.

5. Beweise von Behörden oder anderen Stellen erbracht werden, die den Status des Zertifikats betreffen, z. B.:

  • Beweise für die Nicht-Erfüllung von gesetzlichen oder regulatorischen Anforderungen, die das zertifizierte Managementsystem betreffen,
  • Beweise für ein ineffektives Managementsystem im Fall eines ernsthaften Vor- oder Unfalls.

Das Management und das autorisierte Personal von DNV GL - Business Assurance, das das Zertifikat ausgestellt hat, entscheidet über die notwendigen Maßnahmen, basierend auf der genauen Durchsicht der Beweise. Wenn die Aussetzung des Zertifikats beschlossen wird, wird der folgende Prozess durchgeführt.

Die Aussetzung des Zertifikats ist in der Regel der erste Schritt, gefolgt vom Entzug des Zertifikats, wenn die Ursachen für die Aussetzung nicht innerhalb einer vorgegebenen Zeit beseitigt werden. Abhängig von der Schwere des Falles kann DNV GL - Business Assurance auch den direkten Entzug des Zertifikats beschließen.

DNV GL ist berechtigt, den Geltungsbereich der Zertifizierung einzuschränken, um Aktivitäten, Prozesse, Unternehmensbereiche oder juristischen Einheiten auszuschließen, wenn der Auftraggeber es dauerhaft oder schwerwiegend versäumt, die Anforderungen des Zertifizierungsschemas/des Standards für diese Teile des Geltungsbereiches der Zertifzierung zu erfüllen. 

Außerdem kann DNV GL - Business Assurance dem Kunden gegenüber eine Warnung darüber aussprechen, dass die Aussetzung des Zertifikats in Betracht gezogen wird.

Aussetzung

Die Entscheidung für die Aussetzung des Zertifikats wird dem Kunden schriftlich in einem Brief mitgeteilt, der folgende Aspekte enthält:

  • eine Stellungnahme zur Entscheidung, das Zertifikat auszusetzen, inklusive sachgerechter Darstellung der Situation, Argumentation und der Nachweise,
  • eine Information über das Recht des Kunden, auf den Brief zu antworten und Einspruch gegen die Entscheidung einzulegen. Normalerweise wird eine Frist von 10 Arbeitstagen für die Antwort und den Einspruch eingeräumt. Ein Einspruch kann über den Beschwerdeprozess eingereicht werden,
  • das Anfangsdatum der Aussetzung (normalerweise der Tag des Empfangs des Briefes),
  • die Bedingungen und das Fälligkeitsdatum der geforderten Maßnahmen, um die Aussetzung aufzuheben, und die Konsequenzen, falls diese Maßnahmen nicht ergriffen werden,
  • die Methoden von DNV GL - Business Assurance zur Überprüfung, ob die Bedingungen erfüllt wurden und Korrekturmaßnahmen implementiert wurden,
  • eine Information, dass das Zertifikat während der Aussetzung nicht gültig ist und dass Werbemaßnahmen mit Bezug auf die Zertifizierung in dieser Zeit verboten sind,
  • eine Information, dass sowohl der Kunde als auch DNV GL - Business Assurance auf Nachfrage über die Aussetzung des Zertifikats informieren müssen.

Ein Zertifikat darf nicht länger als drei Monate ausgesetzt werden.

Folgemaßnahmen 

DNV GL - Business Assurance überprüft, ob die Bedingungen vom Kunden erfüllt und die Korrekturmaßnahmen ergriffen wurden. Abhängig von dieser Überprüfung wird DNV GL - Business Assurance entweder:

  • ein positives Ergebnis feststellen, die Aussetzung aufheben und das Zertifikat als gültig erklären oder
  • ein negatives Ergebnis feststellen, da die Ursachen, die zur Aussetzung führten, nicht behoben wurden. Dies führt in der Regel zum entgültigen Entzug des Zertifikats. (siehe unten)

In beiden Fällen wird der Kunde schriftlich über das Ergebnis informiert.

Entzug

Ein Zertifikat wird dauerhaft entzogen, wenn:
  • ein Kunde nach einer Aussetzung die Bedingungen nicht erfüllt,
  • eine Aussetzung nicht als geeignete Maßnahme erachtet wird.
Die Entscheidung über den Entzug des Zertifkats wird dem Kunden schriftlich mitgeteilt, inklusive der Anforderungen:
  • die Zertifizierungszeichen und Zertifikate nicht mehr zu nutzen,
  • die Original-Zertifikate und Kopien an DNV GL - Business Assurance zu senden.
Der Kunde hat das Recht, der Entscheidung zu widersprechen. Ein Einspruch kann über den Beschwerdeprozess eingereicht werden.
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